Information om behandling av personuppgifter

Våra kunders integritet är viktig för oss vid all behandling av personuppgifter. Med detta som utgångspunkt har vi lagt ned både tid och omsorg på att säkerställa våra system och våra rutiner. Vi arbetar fortlöpande med att utbilda vår personal och informera våra leverantörer om vikten av en respektfull och säker behandling. I denna information beskriver vi hur vi hanterar dina personuppgifter och hur vi uppfyller gällande lagkrav rörande personuppgifter bland annat kraven i Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR).

Stiftelsen Göteborgs Studentbostäder (SGS) är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker inom eller på uppdrag av verksamheten.

Vi samlar in information om dig i samband med din anmälan om intresse för att hyra bostad, parkeringsplats eller lokal samt vid tecknande av hyreskontrakt och bredbandsabonnemang.

I din ansökan registrerar du adress- och kontaktuppgifter samt ditt personnummer (eller motsvarande för sökande med utländsk identitet) som vi behöver i olika sammanhang för att verifiera din identitet. Utöver uppgifterna som lämnas av sökande inhämtar vi information från kreditupplysningsföretag, lärosäten/studentkårer samt tidigare hyresvärdar. Till personuppgifter hör också de spår du lämnar i våra systemloggar när du besöker någon av våra hemsidor. Uppgifter som cookies och ip-adresser använder vi för att analysera hur våra besökare använder de tjänster och webbplatser som vi tillhandahåller. 

Kontakter med våra kunder sker huvudsakligen via ”Mina sidor” eller e-post så säkerställ att du alltid har korrekt e-postadress registrerad på Mina sidor. Vi använder också sociala medier i vår kundkommunikation, medier som vi regelbundet bevakar och där inlägg med olämpligt innehåll tas bort. Här vill vi dessutom uppmana den registrerade själv att tänka på att inte registrera några personuppgifter som kan missbrukas av andra. 

Under hyrestiden registrerar och behandlar vi uppgifter i samband med olika ärenden som rör hyresförhållandet. Uppgifter behandlas vidare i samband med att kunder använder tjänster som tillhandahålls av SGS och vid studiekontroll. Det förekommer också att vi registrerar och behandlar uppgifter i anslutning till marknadsföring, kundundersökningar och andra typer av evenemang som erbjuds av SGS och våra partners. 

Vi lämnar ut personuppgifter i den mån det är nödvändigt till: myndigheter, leverantörer inom fastighetsförvaltning, försäkringsbolag som erbjuder dig en hemförsäkring, sökande för lägenhetsvisning och till andra hyresvärdar vid referenstagning. Vi har som policy att aldrig lämna ut information om våra hyresgäster vid förfrågningar.

I den mån behandling av dina personuppgifter utförs för SGS räkning av en leverantör till SGS så träffas ett skriftligt avtal som reglerar att personuppgifterna behandlas på ett lagligt och säkert sätt.

Vi utför under normala omständigheter inga behandlingar som innebär att personuppgifter överförs till tredje land, (d.v.s. länder utanför EU/EES). Undantag från detta är i de fall vi lagrar data i någon form av molnbaserad tjänst som innebär att uppgifterna kan komma att behandlas i ett tredje land eller vid t.ex. dialog med en sökande som befinner sig utanför EU/EES. I dessa fall är vi särskilt noggranna med att minimera de uppgifter som behandlas likaså lagringstiden, även att följa GDPR i övrigt, exempelvis med inhämtande av samtycke.

Dina personuppgifter kommer att sparas så länge du har en aktiv ansökan hos oss, med det menas att du måste förnya din ansökan en gång per år för att den ska vara aktiv. Under avtalstiden sparas uppgifterna så länge vi behöver dem eller vad gällande lagstiftning fordrar. Efter avtalstiden sparar vi personuppgifter som längst i två år om inte längre bevarandetider följer av specifik lagstiftning som exempelvis bokföringslagen.

Huvuddelen av de uppgifter vi registrerar om dig erfordras för att kunna fullfölja hyresavtalet eller för att uppfylla lagstadgade skyldigheter gentemot myndigheter. I ett fåtal fall gör vi en s.k. intresseavvägning, dvs. vi gör en bedömning om uppgifterna inte är av integritetskränkande karaktär för den enskilde i relation till nyttan för vår verksamhet. Exempelvis använder vi e-postadress för att underlätta kommunikation eller uppgifter som samlas in vid kundundersökningar odyl. Om samtycke krävs enligt Dataskyddsförordningen kommer vi att efterfråga det av dig innan vi registrerar uppgifterna. Exempelvis uppgifter som rör hälsa vid begäran av förtur eller dispensansökan.

Du har rätt att få ett registerutdrag med de uppgifter vi har om dig. Vill du själv rätta någon av uppgifterna vi har registrerade om dig, så gör du det enklast under ”Mina sidor”. Du kan också begära: rättelse, radering, invända mot en behandling, få behandlingen av dina personuppgifter begränsad, återkalla samtycke samt överföring av personuppgifter till annan hyresvärd om det är tekniskt möjligt. Detta gör du genom att vända dig till oss genom att skicka brev till:

Postadress: SGS Studentbostäder, Att: Dataskydd, Kaserntorget 11, 411 18 Göteborg

Om du inte är nöjd med SGS Studentbostäders behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)  som är tillsynsmyndighet.